Bonnes pratiques des organismes de formation

EN BREF

Exercer une activité de dispensateur de formation (même à titre accessoire ou occasionnel) exige d’observer un certain nombre d’obligations prévues par le code du travail. Au-delà des enjeux – forts – de transparence et de qualité des prestations fournies, le respect de ces obligations conditionnent le plus souvent l’accès aux fonds de la formation professionnelle, en particulier ceux émanant des OPCA.

Voici les principales règles à connaître concernant la relation entre l’organisme de formation et l’entreprise, l’OPCA ou les stagiaires.
 
!  Pour connaître l’ensemble des obligations propres à tout dispensateur de formation, contacter la DIRECCTE (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation du travail et de l’emploi), auprès de la préfecture de région.

Actions de formation, de bilans de compétences, de VAE : proposer des prestations de formation professionnelle continue (FPC) au sens du code du travail implique de se déclarer en tant de dispensateur de formation auprès de la DIRECCTE. Et ce, quels que soient le statut adopté (société, association, travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) et le chiffre d’affaires réalisé.

! Une entreprise qui pratique la formation interne (conception et animation de formations destinées exclusivement à ses propres salariés) n’a pas à se déclarer au titre de cette activité.

 La marche à suivre :

  • conclure une première convention de formation avec une entreprise (ou un bon de commande, une facture ou un contrat de formation professionnelle conclu avec un particulier) portant sur une prestation de formation entrant dans le champ de la FPC,
  • dans les 3 mois qui suivent, déposer le dossier de demande de numéro de déclaration d’activité (téléchargeable sur www.declarationof.travail.gouv.fr).
 

! Le numéro de déclaration d’activité délivré par la DIRECCTE peut devenir caduc si pendant une année, l’organisme n’a pas renseigné son bilan pédagogique et financier (formalité annuelle obligatoire) ou n’a pas eu d’activité dans le domaine de la Formation Professionnelle Continue (FPC). De même, le numéro peut être annulé lorsque l’organisme ne remplit pas les obligations inhérentes à son activité.

 
Attention : un organisme non déclaré ne peut pas être financé sur les fonds de la FPC et encourt des sanctions pénales !

 

Pour être financées sur les fonds de la FPC (et donc par OPCABAIA), les prestations de formation proposées doivent répondre à un certain nombre de critères définis par le code du travail :

  • entrer dans le champ de la FPC (article L 6313-1 du code du travail) : actions d’adaptation et de développement des compétences, de promotion professionnelle, de conversion…
  • poursuivre un objectif préalablement défini (acquérir des connaissances, maîtriser une technique, développer des savoir-faire...),
  •  viser les salariés liés par un contrat de travail à l’entreprise,
  • se dérouler sur la base d’un programme écrit, séquencé, détaillant le contenu des connaissances à transmettre, les modalités de la formation, sa durée…
  • mobiliser des moyens pédagogiques et d’encadrement : formateur encadrant un nombre raisonnable de stagiaires, supports pédagogiques en adéquation avec l’objectif de formation…
  • prévoir un dispositif de suivi de l’exécution de la formation et d’appréciation des résultats. Si le suivi de l’exécution de la formation peut prendre différentes formes (feuille de présence, compte-rendu…), il doit, dans tous les cas, faire l’objet d’attestations de présence établies au terme de l’action. Le dispositif d’appréciation des résultats (tests, fiches d’évaluation...) vise à permettre de mesurer l’efficacité de la formation par rapport aux objectifs à atteindre ainsi que le degré de satisfaction des bénéficiaires.

 L’achat d’actions de formation par une entreprise doit donner lieu à la signature d’une convention de formation professionnelle incluant toutes les mentions obligatoires : numéro déclaration d’activité, intitulé, date et durée de l’action, effectif concerné….

! Dans certains cas (nécessité d’organiser rapidement l’action, formations répétitives…), un bon de commande ou une facture peut suffire, à condition de faire apparaître les mentions requises.
 
Dans d’autres situations, en revanche, la conclusion d’une convention s’impose :
  • formation organisée et/ou financée sur plusieurs années,
  • bilan de compétences ou action de VAE,
  • action organisée soit hors temps de travail soit à l’initiative du salarié (dans le cadre du DIF), et visant une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle),
  • formation organisée dans le cadre d’un contrat de professionnalisation.

  • Mettre à disposition un règlement intérieur
Dans les 3 mois qui suivent le début de l’activité de formation, l’organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Contenu :
o   les principales mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité,
o   les règles disciplinaires (nature et échelle des sanctions applicables aux stagiaires, leurs droits en cas de sanction),
o   pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures : modalités de représentation des stagiaires (élection de délégués de stagiaires).
 
  • Informer les stagiaires
Avant le début de la formation, l’organisme de formation doit remettre aux stagiaires :
o   le programme et les objectifs de la formation,
o   la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités,
o   les horaires,
o   les modalités d’évaluation de l’action,
o   le règlement intérieur applicable à la formation,
o   les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dans la structure à l’origine de la formation (entreprise…).
 
  • Conclure un contrat ou une convention avec le stagiaire
Le stagiaire (personne physique) doit signer le contrat ou la convention décrivant la prestation dont il va bénéficier dans les cas suivants :
o   Le stagiaire finance lui-même tout ou partie de la prestation : l’organisme doit conclure avec lui un « contrat de formation professionnelle » prévoyant, notamment, un délai de rétraction (10 jours) et un échéancier des paiements.
o   La prestation concerne un bilan de compétences ou une VAE : une convention tripartite doit être conclue entre le prestataire, le financeur et le bénéficiaire de la prestation.
o   L’action de formation vise une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle) et se déroule soit en dehors du temps de travail soit à l’initiative du salarié dans le cadre du DIF : une convention tripartite doit être signée entre le prestataire, l’employeur et le salarié.
 
  • Remettre une attestation de fin de formation
Au terme de la formation, l’organisme est tenu de remettre à chacun des stagiaires une attestation de fin de formation mentionnant :
o   les objectifs pédagogiques de l’action suivie,
o   sa nature et sa durée,
o   les résultats de l’évaluation des acquis de la formation (si cette évaluation a été prévue dans le programme de formation).

 

 

D’une façon générale, un organisme de formation doit être en capacité de justifier de la réalité et du bien-fondé des dépenses de formation et du respect de ses obligations.
 
  • les feuilles de présence (ou feuilles d’émargement) signées, au fur et à mesure du déroulement de l’action, pour chaque demi-journée de formation, par les participants et par le formateur. Ces documents doivent donc être conservés et présenter en cas de contrôle de l’Etat ou d’OPCABAIA.
  • la justification des titres et qualités de ses intervenants (formateurs et personnels d’encadrement) quel que soit leur statut : formateurs réguliers ou occasionnels, salariés ou indépendants, sous-traitants... ainsi que de la relation entre ces titres et qualités et les formations proposées,
  • la preuve de la délivrance des attestations de fin de formation aux stagiaires…